Soluciona los problemas con los proveedores

Cuando analizamos los problemas más frecuentes que nos encontramos en la ejecución de los proyectos, la mayoría están relacionados con los proveedores.

Hasta cierto punto, esto podría ser una buena excusa, considerando que es mal fácil culpar a alguien que no pertenece al proyecto en lugar de admitir el fracaso dentro del mismo.

Ya sabemos que las generalizaciones no son buenas, y que cada proyecto es diferente en todos los sentidos, y más trabajando con proveedores. Los proveedores van desde proveedores internos (tales como un equipo de pruebas, instalaciones de oficina, personal especializado…) a subcontratistas sobre los que nos cuesta más llevar esa supervisión y control y que afectan tanto al resultado del proyecto.

A menudo, los proveedores internos son los más difíciles de manejar. El problema es la falta de poder en este sentido del director del proyecto. Si el departamento local de TI no puede proporcionar suficiente PCs de trabajo para tu equipo, ¿qué vas a hacer al respecto? Si el equipo de prueba se destina a un proyecto de mayor prioridad, ¿qué hacemos?

Una de las mejores prácticas que podemos establecer, es cerrar acuerdos a nivel de servicio (SLAs) con los proveedores internos. Realizar estos acuerdos con los proveedores internos críticos, nos permite saber qué esperar y actuar en consecuencia, y podremos “quejarnos” si el SLA no se cumple.

Los proveedores externos se rigen por el contrato que se haya firmado, que debe incluir los términos de penalización por incumplimiento. Los contratos se establecen normalmente por el departamento de compras – que también es en sí mismo un proveedor interno para el proyecto – y en mi experiencia el servicio que ofrecen pueden variar enormemente de proporcionar un simple “condiciones generales” a tomar un verdadero interés en el proyecto y la adaptación de los términos a sus características particulares. El director de proyecto debe participar en las actividades de compra, para asegurarse de que los contratos de proveedores apoyan las necesidades del proyecto.

Algunos departamentos de compras creen que su única función es comprar a un precio más bajo. ¡Cuidado! Si se ha hecho que el precio del proveedor haya bajado tanto como para hacer que el negocio sea marginal para él, entonces no esperes ver mucho compromiso por parte de su gente y se puede ver afectado el resultado del proyecto.

El factor más importante que un director de proyectos debe pensar es en los riesgos en la gestión de proveedores. Por esto en un contrato de “tiempo y materiales”, en el que se paga por cada hora o cada artículo, el riesgo en la mayoría de los casos lo tiene el comprador, es decir, el director del proyecto. Si los plazos se incrementan, puede ser una ventaja financiera del proveedor y por el contrario el precio se incrementará para nosotros. El director de proyectos necesita dedicar más tiempo a la supervisión y tener a los proveedores cerca para su supervisión.

En el otro extremo, un contrato de precio fijo especifica las prestaciones (incluidos los aspectos de calidad y el tiempo). Si ellos no cumplen lo que prometen, a tiempo y con la calidad requerida, entonces no habrá sanciones económicas para el proveedor (normalmente conocida como “daños y perjuicios”). En este caso, el director de proyectos debe involucrarse estrechamente en la definición de los términos del contrato, para que quede todo lo suficientemente claro, pero una vez que se firme el contrato, dejaremos que el proveedor manos a la obra. Haga preguntas relacionadas con el progreso, pero dejarlos de tomar sus propias decisiones. Los cambios en los requisitos pueden ser recibidos por el proveedor, ya que habrá un precio asociado a cada cambio, y usted puede estar seguro de que estarán en busca de un margen de beneficio más alto que el del contrato de base!

Una tendencia interesante y emergente es para los contratos “open book”. En este enfoque, una vez que un proveedor ha sido elegido a continuación, se comparte el riesgo. Se acepta que el proveedor debe realizar un margen de beneficio a una tasa acordada, y la totalidad de sus costos luego se revela plenamente. La dirección de proyectos trabaja con el proveedor para acordar decisiones de costo / tiempo / calidad con el mejor resultado del proyecto es la principal preocupación de ambas partes. Si se puede llegar a esta situación, es una forma ideal de equilibrar el riesgo.