Como gestionar el rechazo al cambio en los proyectos.

En cualquier proyecto los project managers nos enfrentamos a situaciones de rechazo al cambio por parte de diferentes grupos de stakeholders o interesados, que ponen complicado el conseguir el objetivo del proyecto.

En cualquier proyecto los project managers nos enfrentamos a situaciones de rechazo al cambio por parte de diferentes grupos de stakeholders o interesados, que ponen complicado el conseguir el objetivo del proyecto. Estos grupos que rechazan el cambio que va asociado al proyecto pasan por diferentes etapas que los project managers debemos conocer para gestionar este rechazo mejor y que no afecte a los resultados del proyecto.

En este artículo queremos que los project managers o cualquier profesional interesado en el project management tengan algunas claves para gestionar correctamente el rechazo al cambio en los proyectos.

En project management una de las claves del éxito del proyecto corresponde inicialmente a una buena definición del alcance del proyecto. El project manager debe prestar atención a lo que está incluido y lo que no forma parte del proyecto a la hora de definir el alcance del proyecto, siendo igual de importante el llevar una buena gestión de cambios a lo largo de todo el proyecto.

A los que trabajamos en project management se nos ha destacado una y otra vez la importancia de la planificación y gestión de cambios en el proyecto, y que serán solicitados por los diferentes stakeholders que defenderán que se cumplan sus requerimientos y expectativas. Los project managers debemos saber gestionar correctamente estos apoyándonos en el plan de gestión de cambios que y en el comité de control de cambios que nos aprobará y rechazará los cambios solicitados.

La resistencia al cambio es una reacción que viene del miedo a lo desconocido o por la posibilidad de perder posiciones o beneficios que se tienen actualmente.

El cambio es un proceso que sufren todas las organizaciones que se enfrentan a proyectos. Existen cuatro etapas clave que los project managers debemos conocer para transitar por cada una de ellas.

- Fase de Negación. Cuando nos encontramos a determinados grupos que no asumen que las cosas vayan a cambiar. Negamos que con la ejecución del proyecto algo ha cambio o va a cambiar todavía más. Solemos ver grupos de usuarios finales al principio del proyecto en esta fase.

- Fase de Cólera. Nos enfadamos con el jefe, el mando intermedio que tengamos más a mano o en muchos casos con el project manager. Vemos el cambio como algo injusto y por eso culpamos a otros. En esta fase una respuesta idónea es aclarar que lo grave es no cambiar. Suelen surgir los primeros conflictos que deben gestionar los project managers relacionados con el rechazo al cambio.

- Fase de Negociación. Los project managers por su posición intermediaria deben saber negociar (para mejorar como negociadores tenéis nuestro curso “Herramientas de negociación para project managers”). Los stakeholders que se resisten al cambio y se intenta negociar solicitando cambios en el proyecto para mejorar su posición en el resultado del proyecto. Cuando se da esta etapa ya se ha comenzado a asumir el cambio en el proyecto. Juega un papel muy importante la empatía del project manager.

- Fase de Depresión Transitoria. La realidad de que el cambio está en la organización y de que el proyecto sigue adelante está presente. Ya no se está enfadado, no se negocia y nos sentimos vacíos y sin entusiamo. Es la fase más complicada. Los stakeholders que rechazaban el cambio saben en que el cambio está aquí con el proyecto, pero todavía no lo manejan del todo y tienen que superar esta frustración.

Para que esta etapa finalice cuanto antes debe haber como mínimo:

- Un líder reconocido, rol que puede asumir perfectamente el project manager.

- Una visión clara relacionada con el objetivo que se pretende conseguir con el proyecto. La visión será lo que inspire y ayude en los momentos difíciles.

- Sensibilización y capacitación para el cambio.

- Retroalimentación y reconocimiento acerca de lo que se ha conseguido

¿Qué haces tú como project manager para gestionar el rechazo al cambio?

¿Cómo trabajas con aquellos stakeholders que no están a favor de tu proyecto?

Fuente: Blog de ManuelGross.