Proyectos grandes vs proyectos pequeños. ¿Los dirigimos igual?

Todos sabemos que no es lo mismo dirigir grandes proyectos de construcción que dirigir el proyecto de implantación de un ERP en una organización.

Los project managers que dirigen proyectos medianos o pequeños se encuentran con una serie de problemas añadidos que los dirigen grandes proyectos.

En muchos casos estos proyectos son los que se llevan a cabo en pymes, que desconocen lo fundamental de prestar la atención que requiere y se necesita para conseguir lo que se espera del proyecto. Además, no se suele dar la importancia que se merece al entorno del proyecto. Partiendo de esta base, se generarán problemas de disponibilidad de recursos, de retrasos en las aprobaciones de entregables y retrasos de toma de decisiones, de malas gestiones de cambios… Sin embargo, se puede considerar que existen una serie de acciones que pueden facilitar el trabajo del director de proyectos y que lleve a conseguir que el proyecto independientemente de su tamaño, sea todo un éxito.

1. Un acta de constitución del proyecto puede ser tremendamente útil para que el director del proyecto demuestre la autoridad que él o ella necesita para lograr que se haga el trabajo. También es importante que queden bien recogidos los requerimientos y las expectatitvas del proyecto.

Dado que la mayoría de las compañías pequeñas y medianas son organizaciones funcionales muy orientadas al trabajo organizacional, no están acostumbradas a trabajar ni a entender la figura del director de proyecto. Puede que el director de proyectos encuentre resistencia por parte de los gerentes funcionales y de otros trabajadores. El acta de constitución nos puede ayudar en este sentido.

2. Cambios y modificación del alcance. Los pequeños proyectos al igual que los grandes son igual de propensos a sufrir cambios y modificaciones del alcance de forma no reglada. Es habitual en estos casos cambiar sobre la marcha, por lo que se pone en riesgo en multitud de ocasiones el resultado del proyecto, para ello es recomendable independientemente del tamaño del proyecto tener funcionando un sistema para controlar las solicitudes de cambios.

3.- El tener documentación valiosa es igual de importante en todos los proyectos. Es fundamental documentar. No tenemos por qué realizar planes de muchas páginas, y distribuir de forma adecuada la información.

4.- Fomentar la comunicación y el diálogo. En organizaciones de menor tamaño solemos encontrarnos con problemas internos que pueden afectar al proyecto. El problema puede ser mayor en una organización pequeña donde todos se conocen. Cultivar el diálogo y generar un buen clima de respeto y retroalimentación puede ayudar. Funciona el establecer una serie de reglas básicas que todos entienden recordándolas a lo largo del proyecto.

¿Compartes tu experiencia de los proyectos que diriges? ¿Qué situaciones te surgen dirigiendo proyectos de menor tamaño?